Digitale Postbearbeitung (4h Online-Seminar)

Von der Poststelle zum "Digital Mailroom"

Termine und Orte

Beschreibung

In kaum einem anderen Unternehmensbereich finden so gravierende Veränderungsprozesse statt wie in den Poststellen. Denn die zunehmende Digitalisierung von Informationen erfolgt vor allem hier. Posteingang und -ausgang werden völlig anders funktionieren als bisher. Eingehende Dokumente werden nur noch in Ausnahmefällen in ihrer physischen Form an die zuständigen Stellen weitergeleitet. Im Regelfall werden sie gescannt, klassifiziert und elektronisch archiviert oder zur Weiterbearbeitung an elektronische Workflows übergeben. Auch eingehende E-Mails, die nicht direkt an die Empfänger im Unternehmen adressiert sind, durchlaufen dieselben Prozesse. Nur das Scannen entfällt hier, da sie ja bereits digital eingehen. So werden die aktuellen Arbeitsmodelle von Homeoffice und Desksharing optimal unterstützt. Denn eingehende Post erreicht den Mitarbeiter zeitnah dort, wo er gerade arbeitet, im Homeoffice, am geteilten Arbeitsplatz oder im Individualbüro. Der Postausgang erfolgt ebenfalls verstärkt in digitaler Form. Kostenreduktionen in den Postdiensten von 20 % und mehr gegenüber den alten, physischen Formen sind realistisch. Die Poststelle wandelt sich zum "Digital Mailroom“. Durch diese Entwicklung entstehen High-Tech-Arbeitsplätze mit neuen Arbeitsprozessen und hohen Anforderungen an die Poststellenmitarbeiter.

Wenn auch Sie wissen wollen, wie die digitale Postbearbeitung funktioniert, in welchen Anwendungsbereichen sie sich besonders lohnt und welche Vorteile sich damit für Ihre Poststelle und Ihr Unternehmen ergeben, ist dieses Kompakt-Seminar unentbehrlich für Sie! Hören, erfahren und diskutieren Sie das Wichtigste zu den Themen Digitalisierung und Scannen, Dokumenten-Management und Archivierung, Sicherheit und Recht sowohl im Posteingang als auch im Postausgang. Diese Veranstaltung bringt für Sie nicht nur Licht in das facettenreiche Thema der digitalen Postbearbeitung, sondern Sie werden auch erfahren, was Sie auf Ihrem Weg zum "Digital Mailroom" noch alles beachten müssen! 

Inhalte

Digital-Mailroom - Die Poststelle mit Zukunft

  • Trends am Postmarkt und Postbearbeitung
  • Definitionen und Begriffe, die man kennen sollte
  • Der Digital Mailroom - Bedeutung und Funktion
     

Digitale Postbearbeitung: Input - Fachprozesse - Output

  • Musterpoststelle und Musterprozesse
  • Prozessschritte bei der Digitalisierung
  • Den Posteingang richtig übernehmen und für das Scannen vorbereiten
  • Klassifizieren: Kennzeichnung und Erkennung unterschiedlicher Dokumententypen
  • Indizieren: So werden Daten übernommen und überprüft!
  • Kopierendes und ersetzendes Scannen
  • Technische Lösungen und Produkte: Brieföffner, Posteingangssysteme, Scanner
  • Möglichkeiten und Grenzen automatischer Dokumentenerkennung
  • Einsatz künstlicher Intelligenz
  • Schnittstellen zwischen Postbearbeitung und Fachabteilungen
  • Aufgabenverteilung und Anforderungen an nachgelagerte Bereiche
  • Digitale Postausgangsbearbeitung: Input meats Output
     

Sicherheit und Recht – Das sollten Sie wissen!

  • Wie Sie Briefgeheimnis und Datenschutz wahren
  • Richtig umgehen mit nachweispflichtiger Post
  • Schrift- und Textformerfordernisse
  • Umgang mit Originalen
  • TR-Resiscan
  • Verfahrensdokumentation
     

Einführung und Umsetzung digitaler Postbearbeitung

  • Projektplanung
  • Chancen und Risiken
  • Rationalisierungs- und Einsparpotenziale durch Digitalisierung
  • Erfahrungen und Empfehlungen

So arbeiten Sie im Seminar:

Die Seminarinhalte werden anschaulich in Kurzvorträgen und Lehrgesprächen vermittelt bzw. in der Gruppe erarbeitet und diskutiert. Dabei werden natürlich auch Ihre individuellen Situationen und Fragestellungen berücksichtigt. Außerdem erhalten Sie umfangreiche digitale Seminarunterlagen.

Wer sollte teilnehmen:

Dieses Kompakt-Seminar ist für alle Fach- und Führungskräfte relevant, die sich über die Anwendungsbereiche, Funktionsweisen und Vorteile der digitalen Postbearbeitung informieren möchten. In erster Linie sind also Fachleute innerbetrieblicher Poststellen angesprochen. Durch die Interdisziplinarität ist diese Veranstaltung jedoch auch für Fachleute der Abteilungen Organisation, Rechnungswesen und EDV interessant.

Welche Vorkenntnisse Sie benötigen:

Für den erfolgreichen Seminarbesuch benötigen Sie im Bereich der Digitalisierung keine Vorkenntnisse. Im Bereich der klassischen Postbearbeitung sollten Sie allerdings grundlegendes Wissen mitbringen.


Seminar-Nr.

007009

Gebühr

ab 345,00 € zzgl. MwSt. (siehe besondere Hinweise)

Zeiten

9 - ca. 13 Uhr

Hotelinformationen

Informationen über das Seminarhotel und Ihre Unterkunftsmöglichkeiten erhalten Sie mit Ihrer Anmeldebestätigung.


Referent/in

Peter Manias

Dipl.-Ing. Peter Manias ist geschäftsführender Gesellschafter der Consultec Dr. Ernst GmbH. Die Consultec Dr. Ernst GmbH berät ihre Kunden in der Analyse, Konzeption und Umsetzung von unternehmensweiten Digitalisierungsprojekten im Bereich der Informationslogistik. Herstellerunabhängige Beratungsleistungen zu sämtlichen Fragestellungen rund um die Bereiche IT Strategie, Enterprise-Content-Management (ECM), Digitalisierung des Posteingangs, Outputmanagement, IT Sicherheit und DMS Compliance zählen dabei zu den Kernkompetenzen. Herr Manias hat in seiner langjährigen Beratungspraxis zahlreiche Projekte verantwortlich geleitet sowie im VOI e. V. die Arbeitsgruppen und Veröffentlichungen zum Thema Digitalisierung inhaltlich geprägt. Regelmäßig gibt er sein Wissen im Themenbereich 'Digitales Dokumentenmanagement' als Referent in Seminaren, Fachtagungen und Workshops weiter.

Besondere Hinweise

Gebühr Online-Seminar (halbtägig): Einzelbuchung: 395,00 € zzgl. MwSt., Doppel- und Mehrfachbuchung: 345,00 € pro Person zzgl. MwSt.

Technische Voraussetzungen für unsere Online-Seminare: Sie benötigen einen PC oder ein Notebook mit Webcam, Mikrofon und Lautsprecher (alternativ Headset).

Idealer Browser: Google Chrome; Edge, Safari, Firefox sind aber ebenfalls möglich.