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Themenbereich: Postdienste und Informationslogistik

Benchmarking und Best Practice in der Poststelle

So finden und erschließen Sie Optimierungspotenziale

Innerbetriebliche Poststellen stehen vor großen Herausforderungen. Die zunehmende Technisierung und Digitalisierung der Dokumentenprozesse verbunden mit einem immensen Kostendruck werden einen bis Dato ungekannten Wettbewerb zwischen Optimierung und Outsourcing entfachen, von dem auch die Postbearbeitung in Unternehmen und öffentlichen Einrichtungen betroffen sein wird. Wie in anderen Bereichen längst üblich, muss sich auch das Poststellenteam verstärkt mit Maßnahmen zur Prozessoptimierung befassen. Aussagekräftige Kennzahlen und wirksame Instrumente gilt es zu entwickeln, mit denen die Leistungsfähigkeit einzelner Postbearbeitungsprozesse oder auch der gesamten Poststelle gemessen, verglichen und optimiert werden kann. Also, wie effizient arbeitet Ihre Poststelle? 

Ein erfolgreicher Ansatz zur Effizienzverbesserung ist ´Benchmarking´ und ´Best Practice´. Hierbei geht es um die Leistungsbewertung und Optimierung eigener Prozesse, die mit bewährten und besten Verfahren von Partner- oder auch Konkurrenzunternehmen verglichen werden. Durch diesen Vergleich lassen sich die eigenen Stärken und Schwächen feststellen und bei Bedarf korrigieren. Das sprichwörtliche Rad wird also nicht neu erfunden, sondern einfach kopiert – Das spart Zeit und Geld! 

Möchten auch Sie die Optimierungspotenziale in Ihrer Poststelle finden und erschließen? Dann ist dieses Seminar richtig für Sie. Denn hier erfahren Sie in nur fünf Schritten an realen Beispielen, wie Sie die Leistung Ihrer Postbearbeitungsprozesse analysieren, bewerten und nach einem Leistungsvergleich mit Best Practices schnell und kostengünstig verbessern. Wir zeigen Ihnen, welche Kennzahlen für Sie wichtig sind, wie Sie diese ermitteln und wie Sie diese zur Steuerung Ihrer Poststelle einsetzen können. Gleichzeitig erarbeiten Sie ein Instrument, an dem sich auch zukünftige Outsourcingangebote messen lassen müssen. Und wenn man Sie zukünftig fragt, wie effizient Ihre Poststelle arbeitet, antworten Sie einfach: Best Practice!


Inhalte:


Benchmarking und Best-Practice – Das sollte man wissen!
  • Benchmarking und Best-Practice: Was ist das?
  • Kosten und Nutzen von Benchmarking
  • Internes und externes Benchmarking
  • Wettbewerbsorientiertes versus kooperatives Benchmarking
  • Kennzahlenbenchmarking versus Prozessbenchmarking
  • Key-Performance-Indikatoren (KPI) als zentrale Messgrößen

Benchmarking und Best Practice – In 5 Schritten zum Ziel!
(Theorie und Praxis am realen Beispiel)

1. Kein Weg ohne Ziel: Zielsetzungs- und Definitionsphase
  • Damit man vom Gleichen spricht: Begriffe definieren
  • Projektziele bestimmen und festlegen (z.B. Kostensenkung, Minimierung Durchlaufzeiten, Qualitätssteigerung)
  • Was soll untersucht werden: die erfolgsrelevanten Postbearbeitungsprosse
  • Welche Kennzahlen sind wichtig und sollen entwickelt werden?
  • Mit wem vergleiche ich mich: den richtigen Benchmarking-Partner finden
  • Infrastrukturelle und personelle Rahmenbedingungen klären

2. Daten erheben – Kennzahlen entwickeln
  • Effiziente Verfahren der Datenerfassung
  • Messgrößen: Mengen, Kosten und Zeiten richtig erfassen
  • Hauptprozess- und Teilprozesskennzahlen entwickeln
  • Key-Performance-Indikatoren herleiten

3. Der Kennzahlenvergleich – Das Benchmarking
  • Berechnung der relevanten Kennzahlen für Haupt- und Teilprozesse
  • An den Besten messen - Best Practice Benchmarking
  • Wie Abweichungen analysiert werden
  • Stärken und Schwächen ermitteln
  • Standortpositionierung: Eigene Poststelle versus Best-Practices
 
4. Optimierungspotenziale finden und erschließen
  • Wie Benchmarking-Ergebnisse interpretiert werden
  • So identifizieren Sie Leistungslücken
  • Mengen, Kosten, Zeiten - Die Kostentreiber der Postbearbeitung
  • Wichtige Stellschrauben zur Optimierung der Postbearbeitung
  • Was andere können… : Best-Practice-Lösungen erfolgreich kopieren

5. Die Fortschritts- und Erfolgskontrolle
  • Wie Zielerreichungsgrade festgelegt werden
  • Vertrauen ist gut, … : Art, Dauer und Häufigkeit von Kontrollen 
  • Key-Performance-Indikatoren zur professionellen Steuerung der Poststelle
  • Kontinuierliche Verbesserungsprozesse etablieren


So arbeiten Sie im Seminar:
Die Seminarinhalte werden anschaulich anhand realer, praktischer Beispiele mit den Teilnehmern erarbeitet. Dabei wechseln sich Know-how-Input, Präsentation und Teilnehmerbeiträge ab. Individuelle Situationen und Fragestellungen, die Sie uns gerne auch vorab übermitteln können, werden selbstverständlich berücksichtigt. Weiterhin erhalten Sie umfangreiche Seminarunterlagen, durch die Sie die Systematik des Benchmarking und Best Practice leicht nachbereiten und umsetzen können.

Wer sollte teilnehmen:
Dieses Seminar ist wichtig für alle Fach- und Führungskräfte aus den Bereichen Postdienste, Organisation und Verwaltung, die sich erfolgreich mit der Leistungsmessung, -bewertung und -optimierung von Postbearbeitungsprozessen beschäftigen wollen.

Welche Vorkenntnisse Sie benötigen:
Für den erfolgreichen Seminarbesuch sind Kenntnisse der innerbetrieblichen Postbearbeitungsprozesse sehr hilfreich, aber keine Voraussetzung. Idealerweise sind Sie seit einiger Zeit im innerbetrieblichen Postdienst oder in den Bereichen Kostenrechnung und Controlling tätig. Mitarbeiter innerbetrieblicher Postdienste erlernen die Systematik des Erstellens und Vergleichens von Kennzahlen. Mitarbeitern aus den Bereichen Kostenrechnung und Controlling werden die Anwendung ihres Wissens auf die innerbetriebliche Postbearbeitung und die Fallgruben der Vergleichbarkeit vermittelt.


Referent/in:

Volker Sundermann

Volker Sundermann ist Inhaber der covia Unternehmensberatung und spezialisiert auf die Optimierung der Informationslogistik in Post-, Kommunikations- und Dokumentenprozessen in Unternehmen und öffentlichen Einrichtungen. Er verfügt über mehr als 30 Jahre Projektmanagementerfahrung, u.a. im Anlagen- und Maschinenbau sowie in der Dämmstoff- und Logistikbranche in Deutschland, in der Schweiz und in den USA. Seit über zwei Jahrzenten ist er erfolgreich als Referent tätig. Die Veröffentlichung zahlreicher Fachartikel zu den Themen Postdienstleistungen und Postmarkt runden sein Profil ab.

Termine und Orte

Auf Anfrage

Seminarzeiten

9 - ca. 17 Uhr

Seminar-Nr. und -Gebühr:

Seminar-Nr.: 007011
Sem.-Gebühr: 790 Euro (zzgl. MwSt.)

Hotelinformation

Informationen über das Seminarhotel und Ihre Unterkunftsmöglichkeiten erhalten Sie mit Ihrer Anmeldebestätigung. Alle Seminare finden in gut erreichbaren Seminarhotels gehobener Kategorie statt, in denen Ihnen ein Zimmerkontingent zu Vorzugskonditionen zur Verfügung steht. Während des Seminars werden Sie mit Tagungsgetränken und Mittagessen verpflegt.

Besondere Hinweise

keine

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