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Themenbereich: Postdienste und Informationslogistik

Professionelles Druckoutput-Management in der Praxis

Nachhaltige Optimierungs- und Einsparpotenziale bei Produktion, Handling und Versand von Dokumenten

Über den europäischen Wirtschaftraum hinaus vergeuden Unternehmen beim innerbetrieblichen Druck von Materialien Unsummen finanzieller Mittel! Nach einer Studie des britischen Wirtschaftsinstituts cebr (Centre for Economics and Business Research) werden allein in deutschen Unternehmen hierfür jährlich 22,6 Milliarden Euro ausgegeben. Laut gleicher Studie könnten davon durch effizienteres und intelligenteres Drucken über 3 Milliarden Euro eingespart werden. Unmengen an elektronischen oder physisch vorliegenden Dokumenten werden ausgedruckt und vervielfältigt mit der Folge, dass ihr wahlloser Ausdruck zu einem enormen Hardwareverschleiß und Materialverbrauch von Tinte, Toner und Papier führt.

In den wenigsten Unternehmen und öffentlichen Verwaltungen sind aber die tatsächlichen Mengen und Kosten der Druckprozesse bekannt. Verbrauchsmaterial wird einzeln eingekauft, teilweise sogar von unterschiedlichen Stellen im Unternehmen. Aufwendungen für Ersatzteile, Reparaturen, Wartung, Service oder Ersatzbeschaffung fallen separat bzw. dezentral an und werden selten ganzheitlich berücksichtigt.

Des Weiteren stellen anfallende Versandkosten für Kuvertierung und Porto eine große Unbekannte dar. Allein in Deutschland werden pro Jahr über 17 Milliarden Briefsendungen produziert und zugestellt. Ca. 95 % dieser Briefsendungen werden dabei in Unternehmen und öffentlichen Verwaltungen erzeugt. Hierbei handelt es sich einerseits um klassische Werbung in Form von Direktmailings (ca. 7 Mrd. Sendungen mit einem Portovolumen von ca. 2,6 Mrd. Euro pro Jahr), andererseits um individuellen Schriftverkehr sowie um den Versand von Rechnungen, Mahnungen, Lohnabrechnungen, Kontoauszügen, Versicherungspolicen (sog. Transaktionsdokumente, ca. 8 Mrd. Sendungen mit einem Portovolumen von ca. 6 Mrd. Euro pro Jahr). Auch hier schlummert ein immenses Einsparpotenzial, denn intransparente Kosten bedeuten hohe Kosten!

Vor diesem Hintergrund ist es von enormer Bedeutung, in Unternehmen und öffentlichen Verwaltungen ein professionelles und ganzheitliches Druckoutput-Management einzurichten, um die Erstellung, Generierung, Steuerung und Verteilung elektronischer oder physisch vorliegender Dokumente an alle Empfänger innerhalb oder außerhalb eines Unternehmens zu optimieren. Seriös gerechnet lassen sich durch ein modernes Druckoutput-Management langfristig ca. 35 % der anfallenden Outputkosten einsparen.

Erfahren Sie daher in diesem Seminar alles über Trends, Verfahren, Produkte und Möglichkeiten, um ein professionelles Druckoutput-Management in Ihrem Unternehmen zu implementieren. Lernen Sie, welche Prozesse in Ihrem Unternehmen zu optimieren sind und wie sich eine Optimierung umsetzen lässt. Nach diesem Seminar werden Sie neue und höhere Standards für ein ganzheitliches Druckoutput-Management definieren können, die einerseits die erforderliche Qualität sicherstellen oder gar erhöhen, andererseits die anfallenden Druck-, Handling- und Versandkosten nachhaltig reduzieren.



Inhalte:

Trends papierbasierter und elektronischer Kommunikation
  • Srukturwandel zwischen dem Medium Papier und den elektronischen Medien
  • Interne und externe Dokumentenlogistik von Unternehmen
  • Optimierung der Kostenstruktur und Steigerung der Produktivität durch konsequentes unternehmensweites Druckoutput-Management
  • Das Druckoutput-Management als entscheidende Rationalisierungsreserve

Dokumentenerstellungsprozess
  • Teilprozesse und deren Abgrenzung
  • Datenoptimierung, Druck, Druckweiterverarbeitung
  • Revisionssichere Dokumentenproduktion
  • Closed-Loop Anwendungen und Möglichkeiten
  • Freimachungsverfahren
  • Portoeinsparung und Portooptimierung
  • Komponenten: Hardware, Software
  • Prozessoptimierung und Einsparpotenziale

Zentralisierung des Druckoutputs
  • Durchführung eines effizienten Druckoutput-Managements vor dem Hintergrund dezentraler Unternehmensstrukturen
  • Hybridmail-Lösungen und Briefportale
  • Optimierungs- und Einsparpotenziale

TransPromo („Transactional“ und „Promotional“)
  • Transaktionspost als Werbemedium
  • Definition, Anwendung, Sinn und Unsinn
  • Bedeutung für Prozess- und Kostenoptimierung

Einsatz elektronischer Kommunikation
  • Konsequente Prozessoptimierung durch elektronische Erzeugung, Verteilung und Versand von Dokumenten
  • Secure-E-Mail: Das E-Mail-Einschreiben für rechtsverbindliche elektronische Kommunikation

Druckoutput als kostenoptimale Dienstleistung
  • Kostentreiber erkennen und bewerten
  • Interne und externe Kunden
  • Optimal-Entscheidungen auf Basis von Gesamtkosten (TCO = Total Cost of Ownership)

Outsourcing, Insourcing, Outtasking
  • Einführung und Projektsteuerung
  • Angebote externer Dienstleister
  • Nutzung externer Dienstleistungen
  • Qualität sicherstellen


So arbeiten Sie im Seminar:
Die Seminarinhalte werden anschaulich anhand realer, praktischer Beispiele mit den Teilnehmern erarbeitet. Dabei wechseln sich Know-how-Input, Präsentation und Teilnehmerbeiträge ab. Individuelle Situationen und Fragestellungen, die Sie uns gerne auch vorab übermitteln können, werden selbstverständlich berücksichtigt. Zusätzlich erhalten Sie umfangreiche Seminarunterlagen, Vorlagen und Checklisten.

Wer sollte teilnehmen:
Dieses Seminar wendet sich an Einkäufer, Controller und operativ Verantwortliche aus den Bereichen Druckzentrum, Organisation, Poststelle und Marketing, die sich über alle Facetten und Möglichkeiten eines modernen Druckoutput-Managements informieren möchten.

Welche Vorkenntnisse Sie benötigen:
Besondere Vorkenntnisse sind nicht erforderlich. Hilfreich ist es, wenn Sie in Ihrer jetzigen Funktion bereits erste Erfahrungen im Bereich des Druckoutput-Managements haben sammeln können.


Referent/in:

Volker Sundermann

Volker Sundermann ist Inhaber der covia Unternehmensberatung und spezialisiert auf die Optimierung der Informationslogistik in Post-, Kommunikations- und Dokumentenprozessen in Unternehmen und öffentlichen Einrichtungen. Er verfügt über mehr als 30 Jahre Projektmanagementerfahrung, u.a. im Anlagen- und Maschinenbau sowie in der Dämmstoff- und Logistikbranche in Deutschland, in der Schweiz und in den USA. Seit über zwei Jahrzenten ist er erfolgreich als Referent tätig. Die Veröffentlichung zahlreicher Fachartikel zu den Themen Postdienstleistungen und Postmarkt runden sein Profil ab.

Termine und Orte

Auf Anfrage

Seminarzeiten

9 - ca. 17 Uhr

Seminar-Nr. und -Gebühr:

Seminar-Nr.: 007014
Sem.-Gebühr: 790 Euro (zzgl. MwSt.)

Hotelinformation

Informationen über das Seminarhotel und Ihre Unterkunftsmöglichkeiten erhalten Sie mit Ihrer Anmeldebestätigung. Alle Seminare finden in gut erreichbaren Seminarhotels gehobener Kategorie statt, in denen Ihnen ein Zimmerkontingent zu Vorzugskonditionen zur Verfügung steht. Während des Seminars werden Sie mit Tagungsgetränken und Mittagessen verpflegt.

Besondere Hinweise

keine

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